ما الذي يجب أن تجيب عنه السياسة
سياسة المصاريف الجيدة قصيرة، لكنها تجيب عن أسئلة محددة قبل أن تُطرح: ما أنواع المصاريف التي تتحملها المنشأة، وما السقف لكل نوع، ومتى يلزم الحصول على موافقة مسبقة قبل الصرف لا بعده، وما المستند المقبول إثباتًا للمبلغ.
- ✓قائمة بأنواع المصاريف المقبولة: وقود، مواصلات، ضيافة عملاء، مشتريات تشغيلية عاجلة.
- ✓سقف لكل نوع، وحد يلزم فوقه الحصول على موافقة قبل الصرف.
- ✓مهلة تقديم المطالبة من تاريخ الصرف، حتى لا تصل فواتير قديمة يصعب التحقق منها.
- ✓موعد صرف ثابت للمطالبات المعتمدة: مع الراتب، أو خلال مدة محددة بعد الاعتماد.
المطالبة بنود لا مبلغ إجمالي
مطالبة بمبلغ إجمالي واحد ومعها كومة إيصالات تجبر المراجع على إعادة الحساب بنفسه. الأوضح أن تُقدَّم المطالبة كبنود: لكل بند وصفه ومبلغه وفاتورته، ويُجمع الإجمالي تلقائيًا. بهذه الطريقة يستطيع المعتمد قبول بند ورفض آخر بسبب واضح، بدل رفض المطالبة كلها بسبب فاتورة واحدة ناقصة.
والبند الذي لا فاتورة له ليس بالضرورة مرفوضًا؛ مواقف السيارات وبعض المشتريات الصغيرة لا تصدر لها فواتير دائمًا. المهم أن يكون البند بلا فاتورة ظاهرًا للمعتمد كما هو، لا مدمجًا في المجموع دون تمييز.
سرعة الصرف جزء من السياسة
حين تتأخر المطالبات، يتوقف الموظفون عن الدفع من جيوبهم في المواقف العاجلة، وتتحول كل حاجة صغيرة إلى طلب شراء رسمي يأخذ أيامًا. سرعة الصرف ليست كرمًا، بل هي ما يحافظ على مرونة العمل الميداني.
في مدار يقدّم الموظف مطالبة المصاريف من تطبيقه كبنود، لكل بند مبلغه وإيصاله الاختياري، ويُجمع الإجمالي تلقائيًا. البند الذي لا إيصال له يظهر مميَّزًا للمعتمد، وتمر المطالبة في مسار الموافقة الذي تحدده المنشأة.
هذا المقال بغرض التوعية العامة، ولا يُغني عن استشارة مختص عند الحاجة لقرار خاص بمنشأتك.
