أي رخص تستحق التتبع
الرخص التي تستحق التتبع هي التي يشترطها العمل نفسه لا التي يملكها الموظف عرضًا: التصنيف والتسجيل المهني للممارسين الصحيين، ورخصة القيادة لمن تتطلب وظيفته القيادة، وشهادات السلامة والتشغيل للفنيين والمشغلين، والاعتمادات المهنية التي يطلبها العملاء في عقودهم. كل منها له تاريخ انتهاء، وجهة إصدار، وإجراء تجديد يأخذ وقتًا.
الخطر في الأيام التي لا يعرفها أحد
المشكلة ليست أن الرخصة تنتهي، بل أن تنتهي دون أن يعرف أحد، فيستمر الموظف في العمل أسابيع أو أشهرًا بترخيص منتهٍ. في القطاعات المنظمة قد يعني ذلك مخالفة على المنشأة، وفي حال وقوع حادث يصبح السؤال الأول: هل كان الموظف مرخصًا وقتها؟
- ✓احفظ صورة الرخصة في ملف الموظف مع رقمها وتاريخ انتهائها، لا الصورة وحدها.
- ✓اضبط التنبيه قبل الانتهاء بمدة تكفي لإجراء التجديد فعلًا، لا قبله بأيام.
- ✓وجّه التنبيه للموظف ولمسؤول الموارد البشرية معًا، فالتجديد مسؤولية مشتركة.
- ✓حدد ما يحدث إن انتهت الرخصة قبل تجديدها: هل يُنقل الموظف مؤقتًا لمهام لا تتطلبها؟
من يملك المتابعة
حين تكون المتابعة "مسؤولية الجميع" فهي مسؤولية لا أحد. اجعل لكل نوع رخصة مسؤولًا عن متابعة تجديده، واجعل التنبيه يصل إليه تلقائيًا بدل الاعتماد على جدول يُراجع حين يتذكره أحد.
في مدار تُحفظ مستندات الموظف في ملفه مع رقم المستند وتاريخ انتهائه، وتصل تنبيهات الانتهاء قبل الموعد، فلا تبقى رخصة منتهية في ملف لا يفتحه أحد.
هذا المقال بغرض التوعية العامة، ولا يُغني عن استشارة مختص عند الحاجة لقرار خاص بمنشأتك.
