لماذا لا يكفي السعر للحكم
السعر رقم واضح ومكتوب، لذلك يسهل مقارنته. أما كلفة الوضع الحالي فموزعة على الرواتب والوقت والقرارات، ولا يجمعها أحد في بند واحد. فيبدو أي نظام جديد مصروفًا إضافيًا، بينما هو في الحقيقة قد يستبدل مصروفًا قائمًا لا يُرى.
المقارنة العادلة تقف بين كلفتين: كلفة الاستمرار كما أنت، وكلفة التحول إلى نظام. وكل واحدة منهما تحتاج إلى حساب صريح بدل الانطباع.
السؤال ليس كم يكلف النظام، بل كم يكلف عدم وجوده.
إطار الحساب: املأه بأرقامك أنت
نقترح أربعة بنود تقيس بها كلفة الوضع الحالي. لا نقدم أرقامًا جاهزة لها، لأن المنشآت تختلف في حجمها وإجراءاتها. اجمع الأرقام من فريقك بسؤال مباشر، وتقبل أنها تقديرية في الجولة الأولى.
البند الأول ساعات العمل الشهرية: كم ساعة يقضيها فريقك في جمع الحضور وتصحيحه وتجهيز الإجازات ونقل الأرقام إلى الرواتب؟ ثم اضرب الناتج في كلفة الساعة لدى من يؤدي العمل. والبند الثاني الأخطاء المصححة: كم خطأ في الرواتب أو الأرصدة اكتُشف وصُحح خلال الأشهر الماضية، وكم تطلب تصحيحه من وقت؟
والبند الثالث الخلافات: كم مرة اعترض موظف على غياب أو خصم أو رصيد، وكم من وقت المدير استهلكت؟ والبند الرابع التأخير: كم مرة تأخر إغلاق الرواتب أو أُعطيت الإدارة أرقامًا غير جاهزة عند الحاجة؟
- ✓ساعات العمل الشهرية في الحضور والإجازات والرواتب مضروبة في كلفة الساعة.
- ✓عدد الأخطاء المصححة ووقت تصحيح كل منها.
- ✓عدد الخلافات مع الموظفين ووقت معالجتها.
- ✓مرات تأخر الإغلاق أو التقارير عن موعدها.
مثال توضيحي افتراضي: أرقام مفترضة وليست ادعاءً من مدار
ننبه أن الأرقام التالية افتراضية تمامًا، وضعناها لتوضيح طريقة الحساب فقط. هي لا تمثل عميلًا ولا نتيجة مقاسة، ولا تعد بتوفير معين.
افترض منشأة يقضي فيها فريق الموارد البشرية والمحاسبة مائة ساعة شهريًا في الحضور والإجازات ونقل الأرقام. وافترض أن كلفة الساعة الواحدة خمسون ريالًا. تكون كلفة الوقت الشهرية في هذا المثال خمسة آلاف ريال. ثم افترض أن التصحيحات والخلافات تستهلك عشرين ساعة أخرى بالكلفة نفسها، أي ألف ريال. المجموع الافتراضي ستة آلاف ريال شهريًا.
الآن قارن هذا المجموع الافتراضي بمقابل النظام الذي تقدره. ضع بدل هذه الأرقام أرقامك الحقيقية. وقد تجد أن الفرق كبير، وقد تجد أنه صغير، وكلا الجوابين مفيد لأنه مبني على بياناتك.
- ✓مثال افتراضي: مائة ساعة مضروبة في خمسين ريالًا تساوي خمسة آلاف ريال.
- ✓مثال افتراضي: عشرون ساعة تصحيح وخلافات بالكلفة نفسها تساوي ألف ريال.
- ✓المجموع الافتراضي ستة آلاف ريال شهريًا، وهو رقم للتوضيح لا للاعتماد.
نماذج التسعير: أسئلة تطرحها على أي مزود
تتفاوت الأنظمة في طريقة احتساب السعر، وهذا التفاوت يغير الكلفة النهائية أكثر مما يغيرها فرق الأرقام المعلنة. اسأل المزود عن النموذج بصراحة.
النموذج الأكثر شيوعًا هو السعر لكل موظف شهريًا، ويكبر مع نمو الفريق. وبعض المزودين يضعون حدًا أدنى لعدد الموظفين، وبعضهم يقدم باقات بعدد ثابت. اسأل أيضًا هل يُحتسب الموظف غير النشط أو الذي انتهت خدمته، وكيف تتغير الفاتورة عند التوظيف الموسمي.
وللمقارنة بين العروض راجع صفحة الأسعار في موقع مدار لتعرف كيف تُعرض الباقات والحدود، ثم اطرح الأسئلة نفسها على أي مزود آخر ليكون الحكم متساويًا.
- ✓هل السعر لكل موظف أم لكل باقة؟
- ✓هل يوجد حد أدنى لعدد الموظفين؟
- ✓كيف يُحتسب الموظف الذي ترك العمل؟
- ✓ما الذي يتغير في الفاتورة عند زيادة العدد في منتصف الدورة؟
- ✓هل يختلف السعر بين الدفع الشهري والسنوي؟
ما الذي تضمّنه في التكلفة الكاملة
السعر الشهري لا يشمل بالضرورة كل ما ستدفعه. جهّز قائمة بالبنود الأخرى قبل أن تقارن، حتى لا تفاجأ بعد التوقيع.
اسأل عن رسوم الإعداد والتهيئة الأولى، وعن نقل البيانات الحالية، وعن التدريب وهل هو مشمول أو مدفوع. واسأل عن الوحدات الإضافية كالرواتب أو التقارير المتقدمة، وهل هي ضمن الباقة أو بسعر مستقل. وانظر إلى الوقت الداخلي الذي سيصرفه فريقك في التهيئة، فهو كلفة حقيقية ولو لم تدفع عنه فاتورة.
ثم ضع ذلك كله في رقم سنوي واحد، وقارنه بكلفة الوضع الحالي التي حسبتها. بهذا تقارن كلفتين كاملتين لا سعرًا مقابل غياب سعر.
- ✓رسوم الإعداد والتهيئة الأولى.
- ✓نقل بيانات الموظفين الحالية.
- ✓التدريب والدعم وهل هما مشمولان.
- ✓الوحدات الإضافية وسعرها.
- ✓وقت فريقك الداخلي في أول شهرين.
عائد لا يظهر في جدول الحساب
بعض ما يعطيه النظام يصعب تحويله إلى ريالات، لكنه يدخل في القرار. منه وضوح السجل حين يوجد خلاف، وسرعة الحصول على تقرير تحتاجه الإدارة، ورضا الموظف حين يرى رصيده وطلبه بنفسه. وكذلك قدرتك على تتبع انتهاء المستندات قبل أن تفاجئك.
لا تنسب هذه الفوائد إلى النظام كأنها مضمونة، فهي تعتمد على كيفية استخدامه. لكن اسأل نفسك أيها يهمك أكثر في منشأتك، ودوّنه بجانب الأرقام.
ورقة القرار: اجمع الأرقام في صفحة واحدة
بعد أن تحسب البنود الأربعة، اجمعها في صفحة واحدة تعرضها على من يقرر. اكتب في العمود الأول كلفة الوضع الحالي سنويًا، وفي الثاني التكلفة الكاملة المتوقعة للنظام سنويًا، وفي الثالث الفوائد التي لا تُقاس بالمال وتهمك. بهذه الصفحة يتحول النقاش من رأي إلى مقارنة.
واذكر في أسفل الصفحة الافتراضات التي بنيت عليها الأرقام، فإذا تغير أحدها أُعيد الحساب بسهولة. وأرفق بها نتيجة التجربة المجانية إن أجريتها، لأن الأرقام المبنية على استخدام فعلي أقوى من التقدير النظري. ولا تنسَ أن تحدد موعدًا لمراجعة العائد بعد ثلاثة أشهر من التشغيل، لتعرف هل تحقق ما قدّرته.
أسئلة شائعة عن تكلفة نظام الموارد البشرية
س: هل يمكن أن يكون النظام أغلى من الوضع الحالي؟ ج: ممكن إن كانت منشأتك صغيرة جدًا وعملياتها بسيطة، ولهذا يجب أن تحسب بأرقامك قبل أن تقرر.
س: هل أقارن السعر الشهري فقط؟ ج: لا، قارن التكلفة الكاملة السنوية بما فيها الإعداد والتدريب والوحدات الإضافية.
س: كيف أعرف أن العائد تحقق؟ ج: قِس قبل البدء وبعده البنود الأربعة نفسها: ساعات العمل والأخطاء والخلافات وتأخر الإغلاق.
س: هل المثال الافتراضي في المقالة يعبر عن نتائج مدار؟ ج: لا، هو توضيح لطريقة الحساب بأرقام مفترضة، ولا يمثل ادعاء بنتيجة محددة.
الخطوة التالية
املأ الإطار بأرقامك أولًا، ثم اطلب عروضًا بالشروط نفسها. وإن رغبت أن نساعدك في ترتيب الحساب، راسلنا عبر واتساب، أو ابدأ تجربتك المجانية من موقع مدار.
يمكنك تجربة مدار مجانًا لقياس الوقت الذي يوفره الحضور والإجازات والموافقات والرواتب والتقارير في سجل واحد، ثم مقارنته بحسابك الخاص.
هذا المقال بغرض التوعية العامة، ولا يُغني عن استشارة مختص عند الحاجة لقرار خاص بمنشأتك.
